主にピアノステップの開催内容を全国各地の拠点と相談・決定し、広報する仕事をしています。具体的な作業内容は、webサイトへの登録、チラシ制作、自治体や教育委員会への後援申請、申込状況のお知らせなど多岐に渡ります。１つ１つの作業は自分で行うこともあるのですが、それ以上に、各拠点からの希望をまとめて事務局内各セクションへ報告・連絡・相談をしたり、アルバイトの皆さんへ依頼したりと、いわゆる「交通整理」を担う立場になることも多いですね。

仕事の工程をできるだけ細かく整理分類することで「報告・連絡・相談」が円滑に進む環境を整備することにこだわっています。ピティナでは基本的にFileMakerというソフトを使って仕事を管理しているのですが、チーム内外の「報告・連絡・相談」はメールで行うことが多いです。この環境は便利なのですが、管理と共有のツールが異なることで問題も起こります。仕事の遅れやミスがあった際に調査すると、メール往復が繰り返される中でFileMakerの記録内容が更新されていなかったことが原因だったりするのです。こうした情報のズレをなくすために、仕事の工程を一度分解して、FileMaker内で「報告・連絡・相談」まで完結できる形に組み直しています。

メールやチャットなどツールを増やすと『あれ、この情報は以前確認した覚えがあるんだけど、どこにいったかな？』と困ることもあるんですよね。そんな時、これまでの口頭やメールでの確認方法まで分類整理することで、FileMaker内で完結できることが次々に見つかります。

「交通整理」の機能を新しく作れたときは、自分でも驚くほど嬉しくなります！